DMflow 表單中場戰事：排序、分組、圖表到觸發器，解鎖進階玩法！

上回我們把 DMflow 表單的基本欄位設定摸熟了，是不是覺得意猶未盡？別急，這篇「中場戰事」要帶你深入表單的更多實用功能，像是怎麼篩選排序、玩轉資料視角、畫出簡單圖表，還有管理知識庫。最後的壓軸好戲，更是強大的「觸發器」！準備好了嗎？讓我們繼續看下去！

表單還能這樣玩？進階功能探索

搞定了欄位設定，接下來看看怎麼讓你的表單資料更好用、更好看！

快速找到你要的：過濾 (Filtering)

資料一多，簡直像大海撈針？別怕！「過濾」功能就是你的強力磁鐵。

• 精準搜尋： 你可以用關鍵字來搜尋特定欄位的內容。
• 中文也通！： 中文最麻煩的就是斷詞問題，有時候搜「電腦」卻找不到「筆記型電腦」？DMflow 很貼心地加強了中文分詞搜尋，讓你可以更準確地找到想要的資料。就算你只打「蘋果」，它也能聰明地找到包含「蘋果汁」、「紅蘋果」的項目。
• 多重條件： 不只搜尋，還可以設定各種篩選條件（例如日期範圍、數字大小），把符合條件的資料通通抓出來！

排排站，點點名：排序 (Sorting)

想看誰分數最高？哪個產品最貴？哪個日期最新？「排序」功能幫你一鍵搞定！

• 你可以選擇任何一個欄位當作排序的基準。
• 升序 (asc)： 從小排到大，從舊排到新。
• 降序 (desc)： 從大排到小，從新排到舊。

點一下欄位標題旁邊的小箭頭，資料馬上乖乖排好隊！

物以類聚：分組 (Grouping) 與計算

有時候，我們不只看單筆資料，更想知道「某一類」資料的整體狀況。這時候「分組」就派上用場了！

想像一下你在整理一堆發票：

1. 選個依據來分組： 你可以選擇用「店家名稱」來分組，把所有來自同一家店的發票放在一起。
2. 對組內資料做計算 (聚合)： 分好組後，你想知道在每家店總共花了多少錢？這就是「聚合計算」！你可以選擇：
   • 求和 (Sum)： 把每個分組裡的數值加總（例如：計算每個店家的總消費金額）。
   • 最大值 (Max)： 找出每個分組裡的最大值（例如：找出每個店家單筆最高的消費金額）。
   • 最小值 (Min)： 找出每個分組裡的最小值。
   • 平均值 (Average)： 計算每個分組裡的平均值。
   • 總數 (Count)： 計算每個分組裡有幾筆資料（例如：計算在每個店家消費了幾次）。
3. 選定計算欄位： 當然，你要告訴系統你想對哪個欄位做計算（通常是數字欄位，像「金額」）。

小小提醒： 如果你同時用了過濾和分組，而且過濾條件會讓某些分組整個不見，那計算結果可能會跟你想的不一樣喔，要注意一下。

透過分組和聚合，你可以快速掌握資料的整體輪廓，不再只看到片段的資訊。

換個角度看世界：視角 (View) 切換

同一份資料，用不同的方式呈現，感覺可能完全不同！DMflow 提供了幾種「視角」讓你切換：

• 表格 (Table)： 最經典的格子狀，一列一筆資料，一欄一個欄位。適合看詳細數據、做比較。
• 日曆 (Calendar)： 如果你的資料跟日期時間有關（像會議、預約），用日曆視角就一目了然啦！哪天有什麼事，清清楚楚。
• 卡片 (Card)： 把每一筆資料變成一張張小卡片，秀出重點資訊。視覺上比較舒服，適合快速瀏覽，在手機上也好看。

欸～先說喔， DMflow 目前並沒有像 Trello 或 Notion 那種看板 (Kanban) 功能，別想太多啦！就這三種視角讓你換換口味。

讓數字說話：圖表 (Chart) 功能

一堆數字看得眼花撩亂？把它們變成圖表，趨勢和比例馬上秒懂！

DMflow 可以讓你創建一些簡單的圖表：

• 折線圖 (Line Chart)： 看數據隨時間變化的趨勢最好用，像股價圖那樣。
• 面積圖 (Area Chart)： 跟折線圖有點像，但線下面的區域會填滿顏色，強調數量的累積或佔比。
• 柱狀圖 (Bar Chart)： 用長條的高度來比較不同類別的數值大小，超直觀。
• 圓餅圖 (Pie Chart)： 看各部分佔整體的百分比，像市場佔有率。但如果類別太多，切得太細就不好看了。

Y軸指標 (Y-axis Indicator)： 你需要告訴圖表，Y 軸（縱軸）要顯示哪個數值。預設是 Count (計數)，也就是顯示每個類別有幾筆資料。你也可以把它改成其他的數字欄位，例如「銷售額」。

雖然功能比較基礎，但對於快速了解資料概況來說，已經很夠用了！

把常用設定存起來：收藏 (Collection)

每次都要重新設定篩選、排序、圖表樣式？太浪費時間了吧！「收藏」功能就是你的好幫手。

• 使用者： 你可以把你常用的參數設定（過濾條件、排序方式、選了哪些欄位、圖表設定等等）整個打包存起來，取個名字（例如「我的常用報表」）。下次要用，直接從收藏裡叫出來就好，超方便！
• 管理員 (admin)： 管理員更厲害，可以設定一套「全局預設」的參數，讓所有使用者一進來就看到這個預設畫面。這有助於統一大家的檢視標準。當然，使用者還是可以用自己的收藏蓋過全局預設。

小小提醒： 目前這個收藏功能還沒辦法設定像是「過去一個月」、「本週」這種動態的時間範圍喔，只能存固定的設定。

管理你的知識庫 (Knowledge Base)

搞定了表單的呈現和操作，接下來看看另一個重要的部分：知識庫。你可以把常見問題、產品說明、操作手冊等資訊都放在這裡。

建立你的第一個知識庫

新增知識庫很簡單，只要填幾個欄位：

1. 知識庫表 (Knowledge Base Table)： 給這個知識庫取個內部代號，建議用小寫英文，這是給系統看的，要獨一無二。例如 faq, manuals。（這是必填）
2. 通用詞 (Common Terms)： 填一些跟這個知識庫內容相關的關鍵字，方便之後搜尋。例如，如果是產品 FAQ，可以填產品名、功能關鍵字。新手不知道填啥？ 沒關係，直接把這裡填得跟「知識庫表」一樣就好，之後再改。（這是必填）
3. 描述 (Description)： 簡單說明一下這個知識庫是做什麼用的，裡面大概有什麼內容。（這是必填）

填完按「新增」，你的知識庫就誕生啦！

幫知識庫加上欄位

知識庫也需要欄位來存放結構化的資訊。新增欄位的方式跟我們在上一篇設定表單欄位非常像：

1. 唯一鍵 (Unique Key)： 欄位的內部代號，小寫英文或數字，不能重複。（必填）
2. 欄位 (Field)： 欄位的顯示名稱，給使用者看的，可以用中文。（必填）
3. 描述 (Description)： 說明這個欄位是幹嘛的。（非必填，但建議填）
4. 限制型態 (Data Type)： 選擇這個欄位要存哪種資料：
   • 關鍵字 (Keyword)： 短文字，適合搜尋。
   • 數字 (Number)： 存數值。
   • 日期 (Date)： 存日期時間。
   • 文本 (Text)： 長文字。
   • 是否 (Boolean)： 是/否，真/假。
   • （必填）

下方還有三個重要的勾勾：

• 啟用 (Enabled)： 總開關！ 這個沒勾，下面兩個勾了也沒用。
• 啟用搜尋 (Enable Search)： 讓聊天機器人可以搜這個欄位。 如果勾了，使用者就可以透過輸入這個欄位的內容來找到對應的知識庫條目。
• 啟用顯示 (Enable Display)： 讓聊天機器人可以顯示這個欄位的內容。 如果勾了，機器人在回答時，就會把這個欄位的資訊秀出來給使用者看。

設定好之後按「新增」，欄位就加進去囉。

跟知識庫「聊」起來：管理內容

管理知識庫內容的方式很特別，你可以直接用文字跟它溝通！

• 誰能進來？ 首先要注意，知識庫不像儀表板大家都能看（如果權限有開的話），只有管理員 (admin) 和領域管理者才能進到知識庫管理介面。
• CRUD 操作： 你可以用打字的方式，對知識庫進行新增 (Create)、讀取 (Read)、更新 (Update)、刪除 (Delete) 等操作。
• 建議明確指令： 最好把指令說清楚，例如「新增一篇關於XXX的文章」、「查詢所有關於YYY的資料」、「修改ZZZ的說明」、「刪除舊版的AAA」。
• 選單輔助： 介面上通常也會有按鈕或選單，輔助你執行這些操作。

超級重要警告！

• 這個跟知識庫聊天的介面，跟你測試機器人流程的介面，背後用的是同一個使用者 ID。
• 千萬不要同時開著這兩個介面操作！ 不然系統可能會搞不清楚你到底在哪邊下指令，發生「記憶錯亂」的問題！

誰能動我的知識庫？權限設定

知識庫裡的內容當然不能隨便讓人亂改。DMflow 提供了基本的權限控管：

• 角色： 目前有兩種角色：訪客 (Guest) 和 使用者 (User)。
• 權限繼承： 「使用者」會自動擁有「訪客」的所有權限，再加上一些額外的。
• 權限種類：
  • 新增權限 (Create)： 能不能新增內容？
  • 修改權限 (Modify)： 能不能修改內容？（通常只能改自己新增的）
  • 刪除權限 (Delete)： 能不能刪除內容？（通常只能刪自己新增的）
  • 查詢權限 (Query)： 能不能查詢內容？（通常只能查自己新增的）
  • 全部權限 (All)： 這個權限就大了！可以修改、刪除、查詢所有內容，不管是不是自己新增的。通常只有管理員等級的角色才會有。

透過這些權限設定，可以初步保護知識庫內容的安全性。

自動化的魔法師：觸發器 (Trigger)

接下來，我們要進入 DMflow 的核心功能之一——觸發器 (Trigger)！這玩意兒就像是設定好的自動化指令，當某件事情發生時，它就會自動跳出來執行你交代好的任務。

什麼時候會觸發？

通常是在使用者做了以下動作時：

• 新增 (Create)： 例如，送出表單、新增一筆資料。
• 刪除 (Delete)： 例如，刪除一筆紀錄。
• 修改 (Update)： 例如，編輯了某筆資料。
• 點選 (Click)： 例如，點擊了某個按鈕。

觸發器能做什麼？

超多！像是：

• 檢查資料格式對不對。
• 把資料同步到別的系統。
• 自動發 Email 或通知。
• 記錄操作ログ (Log)。
• 執行各種你設定好的商業邏輯。

想深入了解觸發器的強大功能？可以參考 DMflow 的觸發器官方文件。

觸發器不只這樣：進階功能一覽

觸發器可不是簡單的「if this, then that」而已，它還有更厲害的玩法：

1. 觸發流程 (Trigger Flow)：
   • 像流程圖一樣設計： 你可以把觸發器設計成一步一步的流程，甚至可以有分支、迴圈，就像畫流程圖一樣，非常視覺化。
   • 加入 AI 腦袋： 還可以在流程中加入 AI 節點，讓你的觸發器更聰明，能做自然語言理解、意圖判斷等酷炫功能！
2. 背景流程 (Background Flow)：
   • 默默在背後工作： 當主要的觸發流程跑完後，可以讓系統自動接著執行「背景流程」。這適合放一些比較花時間、不需要使用者立刻看到結果的任務（例如更新資料庫、呼叫外部 API）。
   • 使用者免等待： 這樣使用者就不用在原地傻等，體驗更好。
3. 動作標籤 (Action Tag)：
   • 按鈕上的小提示： 當使用者查詢、修改、刪除資料時，觸發器可以抓取「修改前」和「修改後」的內容，然後你可以把這些資訊顯示在按鈕上（例如一個「確認修改」的按鈕，旁邊顯示改了什麼）。讓使用者更清楚自己在做什麼。
4. 結束訊息 (End Message)：
   • 給使用者的交代： 當整個觸發流程（包含可能很花時間的背景流程）都跑完後，可以設定一條訊息自動發給使用者。
   • 安撫等待的心： 如果流程真的要跑很久，也可以先用這個訊息告訴使用者「處理中，請稍候」，避免他們以為系統當掉了。

管理你的觸發器們：觸發器列表

當你設定了很多觸發器後，就需要一個地方來管理它們。觸發器列表就是做這個用的。

你可以看到每個觸發器的：

• 屬於哪個表單。
• 是哪個動作觸發的（例如 click）。
• 觸發器的名稱（動作標籤）。
• 是否啟用。
• 上次儲存有沒有失敗。
• 最後修改時間。

針對每個觸發器，你還可以做這些操作（看圖中標示）：

1. 啟用/停用開關： 注意！ 這裡的開關只影響「聊天機器人」介面上會不會出現這個觸發器對應的按鈕。如果你是從儀表板或 API 來觸發，就算這裡關掉，還是能觸發！
2. 詳情： 點進去修改觸發器的詳細設定。
3. 測試： 進入測試模式跑看看流程對不對。注意： 測試模式只能「停止」看中間結果，沒辦法「暫停」後繼續跑喔。
4. 刪除： 把觸發器刪掉。
5. 紀錄 (Log)： 查看這個觸發器被正式執行的紀錄（測試不算），包含何時觸發、跑了多久等等。
6. 複製： 複製一份一模一樣的觸發器，方便修改或分享。注意： 複製時，裡面設定的 HTTP 節點（呼叫外部 API 的那種）不會被複製，你需要手動重新設定。

接通外部世界：觸發器 Webhook

想讓外部系統（例如你的網站後台、別的 APP）也能觸發 DMflow 裡的觸發器嗎？Webhook 就是你的橋樑！

• 使用次數限制： 注意！所有 Webhook 的使用次數是共用的，而且每月有上限（目前是 1 萬次）。圖片中紅色圈起來的數字就是目前已使用的次數。
• 設定 Webhook：
  • 名稱： 取個好記的名字。
  • 選觸發器： 只能選「沒有綁定表單」的獨立觸發器。Webhook 是觸發「流程」，而不是直接操作「表單」。
  • 啟用 Webhook： 開關這個 Webhook 功能。
  • 啟用 Token 驗證： 建議開啟！開啟後，外部系統呼叫這個 Webhook 時，必須在 HTTP Header 的 Authorization 裡帶上正確的 Bearer Token (就是你設定的 ``)，系統才會理它。增加安全性！

簡單說： 你設定好 Webhook 後，會得到一個專屬網址。外部系統只要向這個網址發送 HTTP 請求（通常是 POST），DMflow 就會自動執行你指定的那個觸發器。

但是！這個 Webhook 功能是需要額外開通的服務，目前輕量版還沒有包含喔！

定時自動執行：觸發器排程

有些事情你希望系統每天、每週、或每小時自動去做，不需要人去點，這時候就要用「觸發器排程」啦！

設定排程需要填寫：

1. 排程名稱： 取個好記的名字。
2. 選觸發器： 跟 Webhook 一樣，只能選「沒有綁定表單」的獨立觸發器。
3. 模式選擇：
   • 每 n 小時： 每隔幾小時跑一次。
   • 每天 n 點： 每天固定幾點跑一次。
   • 每週 n： 每週固定星期幾、幾點跑一次。
   • 每月 n 號： 每月固定幾號、幾點跑一次。（如果那個月沒有 n 號，例如設定 31 號但遇到 2 月，系統會聰明地在該月最後一天執行）。
4. 時間單位 (時區 UTC)： 超級重要！ 你在這裡設定的時間（例如每天 8 點）是基於 UTC 標準時間。不過別擔心，系統在實際執行或顯示時，通常會自動轉換成你瀏覽器所在的時區。但設定時心裡要有底，你設的是 UTC 時間。

設定好按「新增」，你的自動化小助手就上線啦！

有點不一樣的地方：關於「表單領域」

最後補充一點，DMflow 裡的「表單領域」（就是我們這幾篇主要在講的這些功能），跟其他部分（例如純聊天機器人設定）有點不太一樣：

• 不記錄日誌 (Log)： 基本上，你在表單領域做的所有操作，系統不會留下詳細的日誌紀錄。
• 只看得到 SESSION_ID： 你唯一能看到的識別碼大概只有 SESSION_ID（用來追蹤使用者當次操作的暫時性 ID）。
• 設計初衷： 因為表單一開始是設計給使用者「自己填寫、自己使用」的，主要目的是收集資料，而不是像聊天機器人那樣需要不斷學習、改進模型。

為什麼這樣設計？

• 隱私考量： 表單可能包含很多個人敏感資訊，不記錄日誌相對更安全。
• 非訓練用途： 這些操作紀錄對於訓練 AI 模型幫助不大。
• 系統簡化： 少了記錄日誌的負擔，系統可以更輕量。

所以，雖然看不到詳細的操作紀錄，但這也是為了保護隱私和配合原始設計目的喔！

中場休息，下回分曉

呼～我們又一起探索了 DMflow 表單問答系統的許多進階功能和強大的觸發器。從整理資料的各種方式，到管理知識庫，再到設定自動化流程，是不是感覺 DMflow 能做的事情越來越多了呢？

不過，故事還沒結束！還有更多關於觸發器流程設計、變數使用等深入內容，我們就留到下一篇「DMflow表單問答系統使用說明-下」再好好聊聊吧！

• DMflow表單問答系統使用說明-下