線上客服設置、備註、指派教學 - DMFlow.Chat 完整指南

描述

本文將詳細介紹 DMFlow.Chat 線上客服系統的核心功能設置，包括通知系統整合、排班管理、客服交接以及客戶備註等重要功能。這些功能的設計都是為了提供更順暢的客服體驗，並提升團隊協作效率。

通知系統設置

LINE Notify 和 Telegram 整合

DMFlow.Chat 支援與 LINE Notify 和 Telegram 的無縫整合，讓您隨時掌握客戶訊息：

• 即時通知: 當有新客戶訊息時，系統會立即透過 LINE 或 Telegram 發送通知
• 自訂通知內容: 可設定通知訊息格式，包含客戶名稱、問題摘要等(暫時不支援)
• 多平台支援: 同時支援 LINE 和 Telegram，讓客服人員能選擇最習慣的通訊工具

為什麼要提供通知整合？

• 提高回應速度，避免錯過重要客戶訊息
• 讓客服人員能夠更靈活地工作，不需要一直盯著電腦螢幕
• 降低客戶等待時間，提升整體服務品質

線上時間管理

客服排班系統

完善的排班管理功能讓團隊運作更有效率：

• 自訂營業時間: 可設定每日固定服務時段
• 彈性排班: 支援不同時段的人力配置

為什麼要有排班管理？

• 確保服務時段有足夠人力支援
• 讓客服人員能更好地安排工作與休息時間
• 提供客戶清晰的服務時間預期

離線指派功能

工作交接

當客服人員離線時，系統提供完整的工作交接機制：

• 自動分配: 目前僅支援隨機分配，且不會因為該客服已經在回覆其他客戶而不提供客戶給該客服人員。
• 手動指派: 可指定特定專員處理特定客戶

為什麼需要離線指派？

• 確保客戶服務不中斷
• 合理分配工作量
• 提升團隊協作效率

客戶備註功能

完整客戶資訊管理

強大的備註功能協助團隊更好地了解和服務客戶：

• 共享備註: 所有客服人員都能查看和編輯客戶備註
• 標籤系統: 可為重要資訊添加標籤，方便快速查找，目前無法使用專員標籤，而是得使用機器人標籤。
• 歷史紀錄: 保存與客戶的互動歷史

為什麼要有備註功能？

• 確保服務連續性，避免重複詢問客戶相同問題
• 累積客戶服務知識庫
• 提供更個人化的服務體驗

案件指派功能

靈活的工作分配

完整的案件指派系統確保每個客戶都能得到最適合的協助：

• 專業分工: 根據客服專員的專長分配案件

為什麼要有指派功能？

• 最佳化人力資源配置
• 提供更專業的客戶服務
• 提高問題解決效率

結語

DMFlow.Chat 的這些功能都是經過深思熟慮設計的，目的是為了：

1. 提升客戶服務品質
2. 增進團隊協作效率
3. 建立完整的客戶服務系統
4. 提供更人性化的工作環境

透過這些功能的整合運用，能夠大幅提升客服團隊的工作效率，同時也能為客戶提供更優質的服務體驗。